В основе офисной работы лежит непрерывный поток информации. Поэтому, по оценкам IDC, более трети бизнес-процессов напрямую зависят от документооборота. Проблема в том, что организации тратят на работу с документами слишком много денег, времени и человеческих ресурсов.
Это сдерживает развитие бизнеса, отнимая средства, которые можно израсходовать с большей пользой. По данным IDC, в среднем 10% дохода компаний уходит на работу с документами.
В любом офисе ресурсы надо использовать с максимальной эффективностью. А поскольку документооборот играет столь важную роль в бизнес-процессах, его оптимизация должна стать одним из приоритетов. Поэтому компания Xerox предложила новый подход к работе с документами. Представьте, что ваши печатные устройства превратились в настоящих бизнес-ассистентов, которые упрощают и автоматизируют рутинные процессы, сокращая издержки и освобождая сотрудников от непрофильных задач.
Компания Xerox воплотила свой революционный подход в принтерах и многофункциональных устройствах (МФУ) линеек Xerox VersaLink и Xerox AltaLink, которые работают на обновленной платформе Xerox ConnectKey. 19 моделей семейства VersaLink предназначены для малых рабочих групп, а 10 устройств AltaLink — для крупных офисов, но все новые модели основаны на единых принципах работы и управления.
Вот она, реальная польза!
Проблема: в крупной компании сложно проследить за тем, чтобы дорогостоящую цветную печать не использовали без необходимости.
Решение: системный администратор может запретить или ограничить печать в цвете на Xerox VersaLink и Xerox AltaLink для тех сотрудников, которым это не нужно по должностным инструкциям.
Проблема: по статистике, 40% офисных документов можно напечатать в двусторонней печатью, но сотрудники все равно печатают их в одностороннем режиме.
Решение: в принтерах и МФУ Xerox VersaLink и Xerox AltaLink можно настроить дуплексный режим по умолчанию, сокращая расход бумаги.
Проблема: многие сотрудники используют офисную технику в личных целях, распечатывая курсовые работы или фотографии из отпуска.
Решение: устройства Xerox VersaLink и Xerox AltaLink позволяют отслеживать, сколько работ выполнено в различных режимах печати, копирования, сканирования и факса и кто их делал.
Проблема: новых сотрудников приходится долго обучать работе с принтерами и МФУ. На это тратят много времени и «ученики», и «учителя».
Решение: все принтеры и МФУ на обновленной платформе Xerox® ConnectKey® имеют сенсорный экран и простой единый интерфейс. Устройства управляются по тем же принципам, как смартфоны и планшеты. Благодаря подсказкам и инструкциям на экране настроить аппараты сможет любой сотрудник за считанные минуты.
Проблема: ИТ-специалист узнает о сбоях, когда они уже приводят к остановке рабочих процессов. Для устранения неполадок ему приходится отвлекаться от других срочных задач.
Решение: системный администратор может проактивно отслеживать состояние всех устройств на обновленной платформе Xerox ConnectKey и устранять неполадки до того, как это заметят пользователи. Для решения некоторых проблем ИТ-специалист может использоваться удаленное подключение.
Чтобы использовать возможности Xerox ConnectKey, не надо устанавливать дополнительное ПО — достаточно просто приобрести устройства Xerox VersaLink или Xerox AltaLink, которые уже имеют Xerox ConnectKey.
