Офисная работа полна сумасшедших дней, когда вы очень заняты и завалены «срочняками», но под вечер понимаете, что по-настоящему важных и стоящих вещей так и не сделали. Недавние исследования, целью которых было понять отношение специалистов к дедлайнам, показало, что понятие срочности затмевает для людей понятие большей отдачи. То есть срочное дело в глазах большинства работников - более важное, нежели то, которое в конечном итоге имеет бОльшую бизнес-ценность. К сожалению, для компаний это плохая новость, ведь получатся, что сотрудники просто не понимают, что по-настоящему важно, а что нет, и тратят драгоценное время на…срочные малозначительные мелочи.
Согласитесь, всегда приятно закончить дело, поскорее избавиться от нависающего Дамокловым мечом дедлайна и забыть о нем. Однако сама жизнь доказывает, что истинно важные вещи просто не могут быть срочными. Учеба и повышение квалификации, написание книги, составление антикризисной бизнес-стратегии, благотворительность - все это требует не недель, а месяцев и даже лет, не предполагая зачастую дедлайнов вообще.
Руководители могут годами откладывать вопрос автоматизации ключевых бизнес-процессов в отделе исключительно из-за того, что все их время уходит на небольшие срочные дела: составить презентацию с достижениями за квартал, написать вступительное слово в рассылку для клиентов, разобрать электронную почту.
Специалисты по таймменеджменту дают свои советы, которые действительно эффективны - если не бояться им следовать.
- Планируйте свой день накануне вечером или с утра до 10-00 в режиме почасового календаря. На каждое дело отводите немного больше времени, нежели, как вы думаете, оно займет. Это избавит от спешки и большого стресса в духе «Ничего не успеваю!»
- Если давно откладывали важное дело, напрямую не связанное с бизнесом, посвятите ему целый день. Большим делам выделяйте свой день каждую неделю до тех пор, пока все не закончите. Например, примите решение, что по вторникам вы занимаетесь только вопросами благоустройства и ремонта офиса, все 8 рабочих часов. Скорее всего, справитесь меньше чем за месяц.
- Старый как мир совет - ешьте слона по частям. Дробите дела на более мелкие до тех пор, пока они не перестанут пугать своей масштабностью. Однажды начав, вы всегда сможете продолжить. И, кстати, часто случается, что наполовину выполненного плана оказывается достаточно.
- Попробуйте стратегию быстрых решений. В режиме аврала эффективнее решать вопросы быстро, нежели идеально.
- Если есть процессы и ситуации, которые фиксируют одни и те же проблемы и постоянно требуют одного и того же решения, минимизируйте работу с ними за счет автоматизации. Например, с помощью системы управления бизнес-процессами WorkFlowSoft вы сможете классифицировать, оптимизировать и делегировать огромное количество рутинных рабочих процессов, создавать шаблоны для повторяющихся задач. Найдите время на то, чтобы создать удобную рабочую среду, которая в будущем поможет сэкономить колоссальное количество времени для вас и ваших коллег. Например, инвестируйте время в разработку форм согласования договоров, разработки дизайна и контента, заказа тестовых переводов, заявок в техподдержку, Единой приемной АХО и т.д.
Чем больше процессов автоматизировано, тем больше времени у вас будет на важные вещи. Но в погоне за вечно ускользающим сквозь пальцы временем помните - главное не «перегореть». Так что торопитесь медленно - и успеете больше!
Бизнес-советы по организации процессов и много полезных идей ищите здесь: https://workflowsoft.com/ru/scenarios
